Mengelola keuangan perusahaan tidaklah mudah dan bisa menjadi tantangan yang kompleks dalam bisnis. Ada beberapa alasan mengapa pengelolaan keuangan perusahaan bisa menjadi hal yang rumit. Terutama yang berkaitan dengan transaksi dan pencatatan keuangan atau akuntansi. Tanpa disadari, masalah-masalah akuntansi seperti ketidakcocokan dalam neraca keuangan perusahaan dapat berujung pada masalah yang lebih besar, dan kadang sulit untuk menemukan akar permasalahan. Berikut ini adalah 13 kesalahan pengelolaan keuangan bisnis yang paling merugikan:
13 Kesalahan dalam Mengelola Keuangan Bisnis
1. Kurangnya Pengawasan Terhadap Pengeluaran Bisnis
Jika Anda tidak mengetahui pengeluaran yang harus dilacak, Anda perlu menyimpan dan mendokumentasikan setiap transaksi dengan benar. Dengan adanya sistem, Anda dapat dengan mudah mengetahui hal-hal yang harus dilacak dan memastikan tidak ada yang terlewat. Hampir semua pengeluaran bisnis dapat dikurangkan dari pajak, mulai dari biaya kantor hingga makan malam dengan rekan bisnis. Dengan terus melacak dan memantau semua pengeluaran, Anda dapat mengurangi pajak dan berutang lebih sedikit.
2. Memperlakukan Pendapatan sebagai Keuntungan Langsung
Anda mungkin cenderung mencatat setiap transaksi sebagai pendapatan segera setelah itu terjadi, bahkan sebelum pekerjaan selesai. Hal ini bisa menjadi kesalahan besar jika proyek memakan lebih banyak waktu untuk diselesaikan, pembayaran dari klien tertunda, atau biaya meningkat. Mencatat pendapatan sebagai keuntungan segera bisa menyebabkan gambaran yang salah tentang keadaan bisnis Anda, dan membuatnya tampak lebih sehat dari yang sebenarnya.
3. Tidak Memisahkan Keuangan Bisnis dengan Pribadi
Salah satu kesalahan akuntansi yang sering dilakukan oleh pemilik bisnis kecil adalah tidak memisahkan keuangan pribadi dan bisnis. Beberapa pemilik bisnis berpikir bahwa semua uang akan berada di satu tempat. Namun, ini bisa menyebabkan masalah serius jika perusahaan diaudit oleh pihak eksternal. Membedakan pengeluaran dan pendapatan pribadi dan bisnis akan memudahkan pelacakan pengeluaran dalam bisnis Anda. Pastikan untuk memiliki akun bisnis terpisah untuk setiap transaksi bisnis Anda.
4. Tidak Menyimpan Bukti Transaksi dan Catatan
Meskipun Anda hanya memiliki satu kartu kredit untuk pengeluaran bisnis, laporan transaksi sendiri tidak akan memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana transaksi tersebut terkait dengan bisnis Anda. Laporan transaksi hanya menunjukkan berapa banyak yang dikeluarkan dalam jumlah tertentu, tetapi tanda terima akan memvalidasi pengeluaran itu sebagai pengeluaran bisnis. Simpan kuitansi dan catat bagaimana barang-barang tersebut digunakan atau bagaimana bisnis mendapat keuntungan dari transaksi tersebut. Catatan ini akan sangat berguna jika ada masalah yang perlu diatasi. Catat selengkap mungkin dengan menggunakan tanda terima sebagai referensi.
5. Tidak Melakukan Pembukuan dengan Tepat
Memberikan data yang akurat dengan pembukuan bisnis akan memberikan pandangan yang akurat dan dapat diandalkan tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda. Mengategorikan setiap transaksi, baik besar maupun kecil, akan membantu Anda menilai kinerja bisnis Anda dalam periode tertentu. Menganggap tanggung jawab pembukuan bisnis dengan serius dan mencatat semuanya akan meningkatkan kesempatan kesuksesan bisnis Anda.
6. Tidak Terorganisir dalam Berhubungan dengan Akuntan Anda
Jika Anda menggunakan jasa akuntan untuk bisnis Anda, itu adalah langkah yang baik. Namun, semakin tidak terorganisirnya informasi yang Anda berikan kepada akuntan Anda, semakin banyak biaya yang harus Anda keluarkan. Banyak akuntan mengenakan biaya per jam. Jika Anda memberikan banyak dokumen yang tidak teratur kepada akuntan Anda, tagihan Anda akan membengkak. Anda dapat menghemat waktu dan biaya dengan memberikan folder digital berisi laporan pendapatan dan pengeluaran yang dilakukan setiap bulan.
7. Keterlambatan dalam Penghitungan dan Pelaporan Pajak
Melaporkan pajak terlambat dapat menyebabkan denda besar dan perhatian dari pihak pajak. Pemilik bisnis seringkali terlambat menyiapkan pajak mereka karena kesibukan menjalankan operasi sehari-hari. Hal ini mungkin disebabkan oleh pengumpulan tanda terima dan dokumen dalam waktu terakhir dan menyimpannya begitu saja. Pastikan Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur lengkap terkait perpajakan, yang akan memudahkan Anda dalam perhitungan dan pelaporan pajak, seperti Accurate Online. Atau pastikan Anda menyimpan semua file transaksi sebelumnya untuk mempermudah penghitungan pajak dan menghindari denda atau pemeriksaan oleh pihak pajak.
8. Kesalahan dalam Membayar Karyawan Anda
Salah satu biaya terbesar yang harus dikeluarkan bisnis adalah gaji karyawan. Kesalahan dalam melacak biaya dan waktu dapat menghabiskan uang Anda dan menyebabkan staf Anda kehilangan kepercayaan pada Anda sebagai pemberi kerja. Moral yang menurun dapat menurunkan kinerja mereka. Selamatkan diri Anda dari masalah ini dengan memastikan pembayaran gaji karyawan dilakukan secara akurat, konsisten, dan tepat waktu.
9. Tidak Menyimpan Dokumen selama 10 Tahun
Kementerian Keuangan memiliki aturan mengenai berapa lama harus menyimpan catatan keuangan dan pajak, berdasarkan Pasal 28 ayat 11. Dalam banyak kasus, dua hingga tiga tahun sudah cukup, tetapi beberapa kasus memerlukan penyimpanan hingga 10 tahun. Selain itu, akuntan pajak Anda mungkin memerlukan informasi lebih lengkap tentang riwayat pajak Anda. Simpan dokumen keuangan Anda selama 10 tahun untuk melindungi diri Anda.
10. Tidak Menyeimbangkan Laporan Bank Anda
Kesalahan lain yang sering terjadi dalam akuntansi bisnis adalah tidak pernah menyeimbangkan laporan bank Anda dengan pembukuan Anda. Bisnis kecil harus membuat rekonsiliasi pembukuan setiap bulan. Memastikan semua transaksi dicatat dengan benar akan mencegah ketidakselarasan dalam pembukuan dan memberikan gambaran yang sesuai dari kondisi akun Anda.Mengetahui jumlah uang di akun Anda dan berapa yang dapat Anda belanjakan membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang pengeluaran. Biaya dan pengeluaran kecil yang mungkin dianggap sepele dapat dengan cepat menumpuk dan menghabiskan banyak uang bagi bisnis Anda. Menyeimbangkan rekening bank bisnis Anda dengan hutang akan memberikan gambaran yang akurat tentang situasi keuangan Anda.
11. Tidak Membuat Anggaran untuk Setiap Proyek
Memulai proyek tanpa perkiraan biaya akhir dapat menyebabkan pengeluaran perusahaan Anda melebihi batas yang diinginkan. Tanpa anggaran yang jelas, Anda mungkin kesulitan mengendalikan pengeluaran untuk proyek tersebut dan akhirnya menghabiskan lebih banyak uang bagi perusahaan Anda. Ini dapat menyebabkan perusahaan Anda mengeluarkan dana terbatas pada proyek yang mungkin tidak menghasilkan keuntungan yang diharapkan. Semakin lama bisnis Anda berjalan, semakin mudah memahami seberapa besar kebutuhan Anda untuk terus beroperasi. Hal ini akan memudahkan dalam menyusun anggaran yang realistis dan menghindari pemborosan.
12. Tidak Melacak Waktu dan Tenaga Kerja Anda
Dengan melakukan audit rutin, Anda dapat melihat apakah ada lebih banyak jam kerja yang dibutuhkan daripada yang sebenarnya diperlukan. Ini bisa menandakan kelebihan staf atau ketidaktepatan dalam jam kerja karyawan. Biaya tenaga kerja yang rendah juga dapat menjadi masalah karena bisa menunjukkan kualitas layanan yang menurun atau bahwa karyawan Anda terlalu banyak bekerja dan mungkin mengalami kelelahan.
13. Inefisien dalam Pengelolaan Aset Keuangan Bisnis
Ketidakmampuan dalam memanfaatkan aset perusahaan secara efisien dapat menyebabkan rendahnya tingkat pengembalian investasi. Aset dalam konteks ini mencakup segala sesuatu yang dimiliki dan digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan operasionalnya, termasuk tetapi tidak terbatas pada tanah, gedung, peralatan, persediaan, dan piutang. Ketidakmampuan dalam mengelola aset dengan efisien dapat menyebabkan berbagai masalah keuangan dan operasional bagi bisnis
BION ERP: Cek Harga Terbaik kami untuk Modul Accounting dan Finance
Untuk mengurangi kesalahan dalam akuntansi, banyak pengusaha yang memilih menggunakan software akuntansi. Salah satunya adalah modul Accounting dan Finance dari BION ERP, sebuah software akuntansi online berbasis cloud yang telah terbukti membantu pengusaha dalam pembuatan laporan keuangan secara instan dan akurat. Dengan fitur-fitur canggihnya, BION ERP membantu pebisnis memantau laporan keuangan di mana pun dan kapan pun secara real-time, memberikan Anda informasi bisnis yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
Jika Anda tertarik untuk meningkatkan efisiensi akuntansi perusahaan Anda dan mengoptimalkan pengelolaan keuangan, jangan ragu untuk menghubungi kami di BION ERP. Tim ahli kami siap membantu Anda memahami lebih lanjut tentang solusi modul Accounting dan Finance kami, serta memberikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Untuk informasi lebih lanjut dan konsultasi gratis, Anda dapat menghubungi WhatsApp bisnis kami.
