Proses procurement, atau pengadaan barang dan jasa, merupakan bagian integral dari keberlanjutan operasional bisnis. Implementasi Sistem ERP telah menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi dalam berbagai aspek, termasuk procurement. Artikel ini akan membahas peran sistem ERP dalam memperbaiki dan mengoptimalkan proses procurement serta bagaimana integrasi ini dapat memberikan dampak positif pada keseluruhan manajemen bisnis.
Procurement adalah proses pengadaan atau pembelian barang dan jasa oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Ini mencakup langkah-langkah seperti identifikasi kebutuhan, pencarian vendor atau pemasok, negosiasi harga, dan pembuatan pesanan. Jadi, procurement adalah cara perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan operasional mereka.
5 Hal yang Perlu Anda Ketahui Sebelum Mengintegrasikan Procurement dalam ERP
1. Pentingnya Procurement dalam Bisnis
Proses procurement tidak hanya sebatas pembelian, tetapi juga melibatkan identifikasi kebutuhan, penilaian vendor, negosiasi harga, dan manajemen risiko. Keseluruhan proses ini dapat menjadi rumit dan membutuhkan manajemen yang cermat untuk menghindari kerugian finansial dan operasional.
2. Peran Sistem ERP dalam Procurement
Sistem ERP menyediakan platform terintegrasi yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh siklus hidup procurement. Dengan fungsi-fungsi seperti manajemen inventaris, pelacakan pesanan, dan analisis biaya, ERP membantu meningkatkan visibilitas dan kontrol atas seluruh proses.
3. Keuntungan Integrasi Procurement dengan ERP
a. Automatisasi Proses: ERP menghilangkan tugas manual yang repetitive, seperti pengolahan pesanan dan pembayaran, sehingga menghemat waktu dan sumber daya manusia.
b. Peningkatan Visibilitas: Perusahaan mendapatkan visibilitas real-time atas status persediaan, permintaan, dan pengiriman, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
c. Optimalisasi Rantai Pasok: Integrasi dengan ERP memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan rantai pasok dengan memahami dan merespons perubahan pasar secara lebih efektif.
d. Manajemen Risiko yang Lebih Baik: ERP membantu mengidentifikasi dan mengelola risiko dalam proses procurement, termasuk risiko vendor dan perubahan harga.
4. Studi Kasus: Keberhasilan Implementasi ERP dalam Procurement
a. Menyajikan kasus-kasus nyata di mana perusahaan mengalami peningkatan efisiensi setelah mengintegrasikan sistem ERP dalam proses procurement mereka.
b. Menyoroti faktor-faktor yang berkontribusi terhadap keberhasilan implementasi, seperti pelatihan karyawan dan dukungan manajemen.
5. Tantangan dan Solusi dalam Integrasi Procurement dengan ERP
a. Mengidentifikasi beberapa tantangan umum yang mungkin dihadapi perusahaan selama proses implementasi.
b. Memberikan solusi dan strategi untuk mengatasi tantangan tersebut.
Apa itu Perusahaan EPC?
Perusahaan EPC adalah singkatan dari “Engineering, Procurement, and Construction” atau “Engineering, Procurement, and Contracting.” Perusahaan EPC adalah jenis perusahaan yang menyediakan layanan terintegrasi untuk proyek-proyek besar, khususnya dalam industri konstruksi dan rekayasa. Tiga elemen utama yang dicakup dalam model bisnis EPC adalah:
- Engineering (Rekayasa): Ini melibatkan perencanaan, desain, dan teknik proyek. Tim rekayasa bekerja untuk mengembangkan solusi teknis yang sesuai dengan kebutuhan proyek.
- Procurement (Pengadaan): Ini mencakup semua kegiatan terkait dengan pengadaan material, peralatan, dan layanan yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Ini termasuk negosiasi dengan pemasok, pembelian material, dan manajemen rantai pasok.
- Construction (Konstruksi): Ini melibatkan pelaksanaan fisik dari rencana-proyek, termasuk pembangunan struktural, instalasi peralatan, dan semua kegiatan konstruksi yang diperlukan.
Perusahaan EPC bertindak sebagai kontraktor utama atau “one-stop-shop” untuk klien mereka. Mereka mengelola seluruh siklus proyek mulai dari perencanaan awal hingga penyelesaian konstruksi. Model bisnis ini menyederhanakan proses bagi klien, karena mereka hanya berurusan dengan satu perusahaan yang bertanggung jawab atas seluruh proyek.
Industri-industri yang sering kali melibatkan perusahaan EPC termasuk industri minyak dan gas, pembangkit listrik, kimia, infrastruktur, dan proyek-proyek besar lainnya. Perusahaan EPC dapat beroperasi secara global dan memiliki keahlian khusus dalam manajemen proyek yang kompleks dan terintegrasi.
Software E-Procurement
Beberapa software procurement yang sering dianggap sebagai yang terbaik berdasarkan fungsionalitas dan reputasi mereka antara lain:
1. SAP Ariba merupakan platform terkemuka dalam manajemen rantai pasok dan procurement. Menyediakan alat untuk mengelola proses pengadaan, penawaran, dan kontrak.
2. Coupa memiliki Fokus pada solusi pengelolaan pengeluaran dan pengadaan di awan (cloud). Menawarkan fungsionalitas yang luas, mulai dari pengadaan hingga manajemen pengeluaran.
3. Oracle Procurement Cloud adalah Bagian dari suite Oracle Cloud yang menyediakan solusi end-to-end untuk manajemen rantai pasok dan procurement.
4. Jaggaer Mengkhususkan diri dalam solusi e-Procurement, e-Sourcing, dan manajemen pengadaan.
5. Ivalua Fokus pada manajemen pengadaan dan rantai pasokan yang berkelanjutan. Menyediakan alat analisis yang kuat untuk membantu pengambilan keputusan.
6. Procurify Terutama ditujukan untuk bisnis kecil hingga menengah. Menawarkan solusi yang mudah digunakan untuk manajemen pengeluaran dan pengadaan.
7. Zycus Terkenal dengan solusi e-Procurement dan manajemen pengadaan. Menyediakan analisis dan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi proses.
Sebelum memilih software atau aplikasi procurement, pastikan untuk melakukan evaluasi menyeluruh dan mempertimbangkan apakah solusi tersebut sesuai dengan skala bisnis dan persyaratan operasional Anda. Selain itu, pertimbangkan juga faktor seperti dukungan pelanggan, integrasi dengan sistem yang sudah ada, dan biaya total kepemilikan.
Mengapa Harus BION
BION menyediakan jasa kustomisasi untuk sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dengan fokus pada modul procurement perusahaan. Dengan layanan kustomisasi ini, BION dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan fitur-fitur khusus, menyesuaikan proses bisnis, dan mengoptimalkan fungsionalitas ERP sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka dalam pengelolaan pengadaan dan rantai pasok.
Dapatkan berita terbaru, tips, dan penawaran khusus yang akan membantu Anda memaksimalkan potensi bisnis Anda dengan ERP BION. Segera kunjungi dan ikuti akun LinkedIn dan sosial media kami untuk tetap terhubung dengan perkembangan terbaru dalam dunia ERP.
