Panduan Sebelum Menggunakan ERP
Ketika Anda akan mengimplementasikan solusi ERP, yang pertama kali harus Anda lakukan adalah kembali memahami apa yang sebenarnya Anda butuhkan dari program tersebut. Dan apakah yang Anda inginkan terjawab dalam vendor ini. Ini seperti mencari pasangan yang cocok untuk bisnis Anda. Berikut panduan pertanyaan yang perlu Anda pikirkan sebelum memilih untuk mengadopsi ERP:
- Apakah perusahaan Anda lebih suka menggunakan program yang ada di server perusahaan atau yang berbasis di cloud (cloud-based)?
- Fitur apa yang paling Anda butuhkan?
- Apakah Anda ingin program ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan khusus Anda?
- Anda juga perlu memikirkan apakah Anda perlu melacak stok barang dengan nomor lot atau nomor seri?
- Apakah ada peraturan pemerintah yang perlu diset-up dan disesuaikan?
- Seberapa fleksibel program ini?
- Dapatkah program ini mengikuti alur kerja bisnis Anda yang sudah ada atau apakah Anda harus mengubah cara Anda bekerja untuk menggunakan program ini?
- Jika Anda perlu melakukan perubahan, apakah Anda siap melakukannya?
- Selain itu, Anda harus memikirkan berapa lama Anda berencana menggunakan solusi ini. Apakah ini hanya solusi sementara atau Anda mencari solusi jangka panjang?
- Apa yang mungkin Anda butuhkan di masa depan?
Untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat
- Anda bisa meminta demonstrasi dari para ahli program. Kebanyakan penyedia ERP bersedia menunjukkan bagaimana solusi mereka berfungsi dan bagaimana Anda bisa menggunakannya.
- Anda juga bisa mencoba versi demo online atau mencari tahu apakah ada uji coba gratis. Jangan ragu untuk menghubungi tim dukungan atau penjualan mereka dan ajukan pertanyaan-pertanyaan Anda. Dengan pemahaman yang baik tentang kebutuhan Anda, Anda akan bisa memilih solusi ERP yang paling sesuai untuk bisnis Anda.
Pertanyaan untuk Aspek Kemudahan Akses Informasi
Ketika Anda sedang mengevaluasi solusi ERP, pastikan program tersebut tidak hanya memberikan akses informasi, tetapi juga memberikan Anda kebebasan untuk menyesuaikan tampilan data sesuai dengan kebutuhan Anda. Bagaimana Anda dapat mengakses dan mengatur informasi adalah kunci dalam membuat keputusan yang cerdas. Beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan adalah:
- Apakah Anda dapat dengan mudah menyesuaikan laporan sesuai preferensi Anda?
- Apakah ada batasan dalam jumlah laporan yang dapat Anda kustomisasi
- Apakah ada biaya tambahan jika Anda memerlukan lebih banyak laporan?
- Dapatkah Anda menggabungkan informasi yang Anda butuhkan dalam satu laporan, atau harus Anda membuat beberapa laporan terpisah?
- Dan yang tidak kalah penting, apakah laporan-laporan ini dapat dicetak dengan mudah atau diproses secara digital?
Dengan solusi ERP yang memberikan kemudahan ini, Anda dapat lebih leluasa dalam mengambil keputusan yang tepat untuk bisnis Anda.
Antarmuka Software (UI / UX ERP)
Panduan berikutnya adalah pertanyaan untuk vendor yang perlu Anda perhatikan mengenai tampilan dan kemudahan penggunaan program ERP. Meskipun program tersebut memiliki fitur canggih, jika antarmukanya terlalu rumit untuk digunakan dalam aktivitas sehari-hari, maka program tersebut bisa menjadi kurang berguna. Beberapa pertanyaan penting yang perlu dipertimbangkan adalah:
- Apakah antarmuka pengguna mudah dimengerti?
- Dapatkah Anda dengan mudah menemukan apa yang Anda butuhkan?
- Bagaimana dengan masukan data akuntansi?
- Apakah departemen akuntansi, akun piutang, dan akun hutang dapat menggunakan program ini dengan mudah?
- Apakah program ini mengharuskan pengguna untuk menjadi ahli dalam bidangnya agar dapat menggunakan program tersebut?
- Apakah program ini dapat disesuaikan untuk pengguna dengan tingkat kemampuan yang berbeda?
Pertimbangan ini sangat penting untuk memastikan bahwa program ERP tidak hanya memiliki fitur teknis yang kuat, tetapi juga mudah digunakan oleh semua orang di organisasi Anda.
Bagaimana Rincian Biaya ERP?
Ketika Anda merencanakan budget untuk solusi ERP Anda, sebaiknya Anda pertimbangkan beberapa hal penting.
- Pertama, berapa biaya awal yang diperlukan, termasuk biaya implementasi.
- Apakah Anda perlu membeli server baru atau perangkat keras lainnya?
- Apakah ada biaya tambahan untuk mengatur dan mengonfigurasi program tersebut?
- Selanjutnya, Anda perlu mempertimbangkan biaya bulanan atau tahunan. Apakah ada biaya tambahan untuk setiap lisensi pengguna yang Anda butuhkan?
- Berapa banyak lisensi yang Anda perlukan? Biaya penggunaan lisensi ini dapat berdampak pada anggaran Anda.
- Tak kalah penting, pertimbangkan juga biaya pemeliharaan sistem. Apakah Anda memerlukan tim IT khusus atau ada biaya tambahan untuk layanan perawatan sistem seperti kunjungan teknisi, pembaruan, dan sebagainya?
- Terakhir, berapa biaya yang terkait dengan pembaruan atau upgrade sistem ERP di masa depan? Apakah Anda harus membayar biaya tambahan untuk mendapatkan versi terbaru atau pembaruan program? Semua pertimbangan ini sangat penting agar Anda bisa mengatur anggaran dengan baik untuk solusi ERP Anda.
Bagaimana Kualitas Provider ERP?
Saat Anda memilih solusi, hal yang perlu Anda pikirkan adalah penyedia solusinya. Jika program tersebut sering mengalami masalah seperti tidak bisa diakses, memiliki banyak bug, atau memerlukan biaya tambahan untuk pelatihan, maka hal-hal ini bisa menambah biaya dan mengurangi manfaat yang Anda dapatkan dari penggunaan solusi tersebut. Jika Anda memerlukan solusi berbasis cloud, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:
- Seberapa stabil dan dapat diandalkan penyedia solusi tersebut?
- Berapa lama programnya biasanya bisa diakses (uptime)?
- Seberapa sering mereka merilis fitur-fitur baru, dan apakah Anda perlu membayar tambahan untuk menggunakan fitur-fitur tersebut?
- Seberapa cepat mereka merespons dan memperbaiki masalah (bug)?
- Jenis pelatihan apa yang disediakan oleh penyedia solusi tersebut?
Pertimbangan ini akan membantu Anda dalam memilih solusi yang tepat dan meminimalkan masalah yang mungkin muncul di kemudian hari.
Demikianlah artikel panduan memilih ERP dan pertanyaan yang patut dipertanyakan saat memilih vendor ERP. Dapatkan berita terbaru, tips, dan penawaran khusus yang akan membantu Anda memaksimalkan potensi bisnis Anda dengan ERP BION. Segera kunjungi dan ikuti akun LinkedIn dan sosial media kami untuk tetap terhubung dengan perkembangan terbaru dalam dunia ERP.
