Kemajuan teknologi dalam bidang bisnis membuat orang-orang ikut terpapar oleh kata “ERP” mulai dari Apa itu ERP dan mengapa kita harus menggunakannya? Pada artikel ini kita akan membahas ERP secara lengkap dari A sampai Z.
Apa itu ERP? Simak Definisi ERP berikut
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengintegrasikan dan mengelola berbagai aspek operasional dan administratif mereka. ERP menyediakan platform sentral di mana berbagai departemen dalam perusahaan dapat berbagi data dan informasi dengan lebih efisien.
ERP memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi banyak tugas, seperti pemrosesan pesanan, manajemen inventaris, penggajian, akuntansi, dan lainnya. Dengan kata lain, ERP membantu perusahaan untuk bekerja lebih terstruktur, efisien, dan terkoordinasi.
Secara sederhana, ERP adalah sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola berbagai aspek operasional mereka dalam satu tempat, sehingga memudahkan pengambilan keputusan, mengurangi kegiatan manual, dan meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Apa Saja yang dapat Dilakukan oleh ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) memungkinkan otomatisasi sejumlah tugas dan proses dalam sebuah perusahaan. Beberapa di antaranya termasuk:
- Pemrosesan Pesanan: ERP memungkinkan otomatisasi pemrosesan pesanan pelanggan, termasuk pengecekan persediaan, pengiriman, faktur, dan pelacakan pengiriman.
- Manajemen Inventaris: ERP dapat secara otomatis memantau tingkat inventaris, menghitung pemesanan ulang otomatis saat persediaan rendah, dan bahkan memicu pesanan otomatis ke pemasok.
- Penggajian: ERP membantu otomatisasi penggajian karyawan dengan menghitung upah, pajak, dan tunjangan berdasarkan parameter yang ditentukan.
- Akuntansi: Proses akuntansi seperti pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, dan konsolidasi data dapat diotomatisasi dengan ERP.
- Manajemen Produksi: ERP dapat mengotomatisasi perencanaan produksi, pemantauan lini produksi, dan pelaporan tentang kemajuan produksi.
- Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM): Beberapa ERP memiliki modul CRM yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi interaksi dengan pelanggan, seperti pengiriman pesan, penawaran harga, dan layanan pelanggan.
- Manajemen Rantai Suplai (Supply Chain Management): ERP dapat mengotomatisasi pemantauan persediaan, pengiriman, dan koordinasi dengan mitra bisnis.
- Manajemen Proyek: ERP membantu mengotomatisasi perencanaan, penjadwalan, pemantauan, dan pelaporan proyek.
- Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM): ERP dapat mengotomatisasi manajemen data karyawan, rekrutmen, pelatihan, dan evaluasi kinerja.
- Pengambilan Keputusan: ERP menyediakan data real-time dan laporan yang membantu pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Otomatisasi ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manusia, dan mempercepat proses bisnis secara keseluruhan.
Lalu Apa itu ERP Cloud dan ERP On-premises?
ERP (Enterprise Resource Planning) bisa ditemui dalam dua jenis utama: ERP Cloud dan ERP On-premises.
- ERP Cloud: ERP Cloud adalah seperti menyewa layanan ERP. Ini berarti perangkat lunak dan data Anda disimpan di server jarak jauh (di awan, atau “cloud”). Anda hanya membutuhkan koneksi internet dan browser web untuk mengaksesnya. Ini sering lebih fleksibel, dengan biaya awal yang lebih rendah dan pembaruan otomatis.
- ERP On-premises: ERP On-premises adalah ketika Anda membeli perangkat lunak dan server untuk menginstalnya di tempat (di dalam gedung perusahaan Anda). Anda mengelola semua aspek teknis dan perawatan sendiri. Ini mungkin cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan kustomisasi tinggi.
Jadi, ERP Cloud adalah seperti menyewa, sementara ERP On-premises adalah seperti membeli dan mengelola sendiri. Pilihannya tergantung pada kebutuhan dan preferensi perusahaan Anda.
Saya mendengar jenis ERP yang lain, Apa itu ERP Hybrid?
ERP Hybrid adalah kombinasi dari ERP Cloud dan ERP On-premises. Dalam model ini, perusahaan menggunakan keduanya untuk mengelola berbagai aspek bisnis mereka. Beberapa data dan fungsi mungkin dikelola di awan (Cloud), sedangkan yang lain tetap di server lokal (On-premises).
Contohnya, perusahaan mungkin memilih untuk menyimpan data keuangan yang sensitif di dalam perusahaan (On-premises), sementara data inventaris tersimpan di Cloud untuk akses yang lebih mudah. ERP Hybrid memungkinkan perusahaan untuk mengkustomisasi solusi sesuai dengan kebutuhan mereka, sambil tetap mengambil keuntungan dari fleksibilitas dan skalabilitas Cloud.
Bagaimana dengan ERP Default dan ERP Custom, Jenis ERP Apakah itu?
ERP Default dan ERP Custom merujuk pada dua jenis pendekatan dalam implementasi perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP):
- ERP Default (Out-of-the-Box): ERP Default adalah solusi perangkat lunak ERP yang digunakan tanpa banyak penyesuaian atau perubahan. Dalam skenario ini, perusahaan mengadopsi sistem ERP sebagaimana adanya, mengikuti praktik-praktik umum yang telah ditetapkan oleh penyedia ERP. Ini sering kali lebih cepat untuk diimplementasikan dan lebih terjangkau, tetapi mungkin tidak memenuhi kebutuhan unik perusahaan.
- ERP Custom (Customized ERP): ERP Custom melibatkan penyesuaian atau modifikasi sistem ERP untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Hal ini mencakup penambahan, penghapusan, atau perubahan fitur-fitur yang ada. Perusahaan biasanya memilih opsi ini ketika mereka memiliki proses bisnis yang sangat khusus atau unik yang tidak sepenuhnya tercakup dalam solusi default. Meskipun lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan, ini bisa lebih mahal dan memakan waktu dalam hal implementasi dan pemeliharaan.
Pilihan antara ERP Default dan ERP Custom sangat tergantung pada kebutuhan dan anggaran perusahaan. Beberapa perusahaan memilih campuran dari keduanya, mencoba untuk memanfaatkan fitur default sebanyak mungkin, sambil menyesuaikan bagian-bagian tertentu yang sangat khusus.
Seberapa Banyak Custom yang dapat diterapkan pada ERP?
Jangkauan customisasi dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dapat bervariasi tergantung pada penyedia ERP dan perangkat lunaknya. Beberapa ERP lebih fleksibel daripada yang lain, tetapi ada beberapa pertimbangan yang umumnya berlaku:
- Modul dan Fitur: ERP sering memiliki beragam modul dan fitur yang dapat diaktifkan atau dinonaktifkan sesuai kebutuhan. Biasanya, Anda dapat menyesuaikan ini dengan memilih modul mana yang ingin Anda gunakan dan menentukan pengaturan untuk setiap modul.
- Kustomisasi Tampilan dan Antarmuka: Anda dapat sering menyesuaikan tampilan antarmuka pengguna ERP sesuai dengan preferensi atau kebutuhan pengguna. Ini termasuk mengatur layout halaman, warna, logo perusahaan, dan fitur-fitur yang ditampilkan.
- Alur Kerja (Workflow): Anda dapat menyesuaikan alur kerja dalam ERP untuk mencocokkan proses bisnis perusahaan Anda. Misalnya, Anda dapat menentukan tata cara persetujuan atau alur kerja pengajuan permintaan.
- Laporan dan Analitik: Anda biasanya dapat menyesuaikan laporan yang dihasilkan oleh sistem ERP, termasuk menambahkan kolom data tambahan, merancang tata letak laporan, dan menentukan parameter laporan.
- Pengembangan Kode: Beberapa ERP memungkinkan pengembangan tambahan melalui bahasa pemrograman tertentu. Ini memungkinkan penambahan fitur-fitur yang sangat khusus.
Namun, perlu diingat bahwa customisasi yang berlebihan dapat memiliki konsekuensi, seperti:
- Biaya dan Waktu: Semakin banyak customisasi yang Anda butuhkan, semakin mahal biayanya dan semakin lama waktu implementasi akan berlangsung.
- Pemeliharaan: Customisasi harus dipelihara dan diperbarui secara berkala, yang juga memerlukan waktu dan biaya tambahan.
- Kompatibilitas: Terlalu banyak customisasi bisa membuat ERP menjadi sulit untuk diintegrasikan dengan solusi lain atau sulit diperbarui ke versi baru.
Oleh karena itu, biasanya direkomendasikan untuk mencoba memanfaatkan fitur default ERP sebanyak mungkin sebelum melakukan customisasi yang signifikan. Pastikan bahwa setiap customisasi benar-benar diperlukan untuk mendukung proses bisnis Anda.
Contoh aplikasi ERP dalam beberapa bisnis
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) digunakan dalam berbagai jenis bisnis dan industri. Berikut adalah beberapa contoh bisnis di mana ERP sering digunakan:
- Manufaktur: Bisnis manufaktur menggunakan ERP untuk mengelola rantai pasokan, inventaris, produksi, dan perencanaan sumber daya.
- Distribusi dan Logistik: Perusahaan distribusi menggunakan ERP untuk mengelola stok, pesanan, pengiriman, dan distribusi barang.
- Retail: Bisnis ritel menggunakan ERP untuk manajemen inventaris, manajemen toko, dan pemantauan penjualan.
- Keuangan dan Akuntansi: ERP membantu perusahaan dalam manajemen keuangan, akuntansi, penggajian, dan perpajakan.
- Sumber Daya Manusia: ERP membantu dalam manajemen SDM, termasuk perekrutan, pelatihan, manajemen kinerja, dan penggajian.
- Proyek: Perusahaan konstruksi dan manajemen proyek menggunakan ERP untuk mengelola sumber daya, proyek, dan anggaran.
- Kesehatan: Rumah sakit dan lembaga kesehatan menggunakan ERP untuk manajemen pasien, inventaris perawatan, dan administrasi.
- Pendidikan: Sekolah dan universitas menggunakan ERP untuk manajemen siswa, keuangan, dan operasional.
- E-commerce: Bisnis e-commerce menggunakan ERP untuk manajemen persediaan, pesanan, dan pemrosesan pembayaran.
- Telekomunikasi: Perusahaan telekomunikasi menggunakan ERP untuk manajemen pelanggan, layanan, dan pemantauan jaringan.
- Pertanian: Perusahaan pertanian memanfaatkan ERP untuk manajemen inventaris, produksi, dan rantai pasokan.
- Pariwisata dan Perhotelan: Hotel, restoran, dan perusahaan pariwisata menggunakan ERP untuk manajemen reservasi, inventaris, dan keuangan.
- Minyak dan Gas: Industri minyak dan gas menggunakan ERP untuk manajemen sumber daya, perencanaan proyek, dan pemeliharaan fasilitas.
ERP dirancang untuk menjadi fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis bisnis. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses bisnis inti mereka, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi kesalahan manusia. Dengan informasi yang terintegrasi dan akurat, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan merespons perubahan pasar dengan lebih baik.
Berapa Biaya atau Harga Implementasi ERP?
Harga implementasi ERP dapat bervariasi secara signifikan tergantung pada beberapa faktor, seperti ukuran perusahaan, kompleksitas bisnis, vendor ERP yang dipilih, dan apakah Anda memilih solusi on-premises atau cloud. Sebagai panduan umum:
- Biaya Lisensi: Pembelian lisensi perangkat lunak ERP merupakan komponen biaya awal yang signifikan. Harga lisensi dapat berbeda berdasarkan jumlah pengguna dan modul yang Anda butuhkan.
- Implementasi dan Kustomisasi: Biaya implementasi meliputi pemasangan, konfigurasi, migrasi data, dan pelatihan. Kustomisasi tambahan juga dapat menambah biaya.
- Biaya Infrastruktur: Untuk solusi on-premises, Anda perlu menginvestasikan dalam perangkat keras dan infrastruktur TI. Ini dapat menjadi biaya awal yang besar.
- Biaya Operasional: Operasi ERP termasuk dukungan teknis, pemeliharaan, dan lisensi berkelanjutan. Ini adalah biaya berkelanjutan yang perlu dipertimbangkan.
- Biaya Konsultan dan Integrator: Untuk membantu implementasi dan pelatihan, mungkin Anda perlu menggunakan jasa konsultan atau integrator ERP, yang dapat menambah biaya.
- Biaya Cloud: Jika Anda memilih solusi cloud, biaya berlangganan bulanan atau tahunan berlaku. Ini dapat menjadi pilihan yang lebih ekonomis untuk beberapa perusahaan.
Penting untuk dicatat bahwa meskipun biaya awal dapat menjadi signifikan, ERP seringkali membawa manfaat jangka panjang berupa peningkatan efisiensi operasional, akurasi data, dan kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan pasar. Karena itu, biaya implementasi ERP harus dipertimbangkan sebagai investasi jangka panjang yang dapat menghasilkan pengembalian investasi yang kuat.
Apakah UMKM dapat menggunakan ERP?
UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) juga dapat menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning) dengan asumsi dan penyesuaian tertentu. Seiring dengan perkembangan teknologi, beberapa vendor ERP menawarkan solusi yang lebih terjangkau dan disesuaikan dengan kebutuhan UMKM. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Ukuran dan Kompleksitas Bisnis: Perhatikan ukuran bisnis Anda dan kompleksitas operasi. Solusi ERP yang lebih sederhana mungkin lebih sesuai untuk UMKM dibandingkan dengan solusi yang rumit dan mahal.
- Anggaran: Pastikan Anda memperkirakan biaya implementasi ERP dan membandingkannya dengan anggaran yang tersedia. UMKM mungkin lebih baik memilih solusi cloud yang lebih terjangkau daripada solusi on-premises yang mahal.
- Kebutuhan Bisnis: Pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda. Apakah Anda perlu mengelola inventaris, penjualan, keuangan, atau produksi? Pilihlah modul ERP yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Pelatihan dan Dukungan: Pastikan Anda memiliki akses ke pelatihan dan dukungan yang memadai untuk mengelola ERP. Terkadang, UMKM dapat mengandalkan vendor ERP atau mitra lokal untuk membantu dengan implementasi dan pelatihan.
- Kustomisasi: Beberapa ERP memungkinkan tingkat kustomisasi yang berbeda. Anda perlu memastikan bahwa ERP dapat disesuaikan dengan proses bisnis Anda.
- Skalabilitas: Pastikan bahwa ERP yang Anda pilih dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda.
ERP dapat membantu UMKM mengelola operasi bisnis mereka lebih efisien, meningkatkan visibilitas data, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Meskipun ada beberapa tantangan dan pertimbangan yang perlu dihadapi, dengan perencanaan yang baik, UMKM dapat mengadopsi ERP dengan sukses.
Konsultasikan Kebutuhan ERP Anda kepada BION
BION menyediakan layanan kustomisasi ERP berbasis Odoo yang dapat disesuaikan sepenuhnya dengan kebutuhan unik bisnis Anda. Dengan menggunakan platform Odoo yang kuat, kami dapat membantu Anda mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai aspek operasi perusahaan Anda. Tim kami terdiri dari para ahli yang berpengalaman dalam mengembangkan solusi ERP yang sesuai dengan berbagai industri dan skala bisnis. Kami memahami bahwa setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, dan itulah mengapa kami menawarkan layanan kustomisasi untuk memastikan ERP Anda dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda dengan efisien. Dengan BION, Anda dapat memiliki solusi ERP yang upgraded dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, membantu Anda mengoptimalkan proses, meningkatkan produktivitas, dan mencapai kesuksesan jangka panjang.
Dapatkan berita terbaru, tips, dan penawaran khusus yang akan membantu Anda memaksimalkan potensi bisnis Anda dengan ERP BION. Segera kunjungi dan ikuti akun LinkedIn dan sosial media kami untuk tetap terhubung dengan perkembangan terbaru dalam dunia ERP
