Procurement atau Pengadaan dan E-procurement dengan ERP

Pengadaan memainkan peran penting dalam kesuksesan setiap organisasi, memastikan pengadaan barang dan jasa yang efisien, hemat biaya, dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan membahas definisi pengadaan dan pembelian, menjelajahi perbedaan keduanya, mengulas proses pengadaan, membahas latar belakang akademis yang relevan, menjelajahi peran staf pengadaan, dan menyentuh tren baru yang muncul, yaitu E-procurement.

Definisi Procurement atau Pengadaan dan Purchasing atau Pembelian

• Procurement (Pengadaan): Pengadaan mencakup seluruh proses pengadaan barang, jasa, atau pekerjaan, mulai dari identifikasi kebutuhan awal hingga akhir kontrak layanan atau masa pakai suatu aset. Ini melibatkan perencanaan strategis, pencarian sumber, negosiasi, dan manajemen kontrak.
• Purchasing (Pembelian): Di sisi lain, pembelian adalah suatu bagian dari pengadaan dan bersifat lebih transaksional. Ini melibatkan pembelian aktual barang dan jasa, berfokus pada aspek taktis pengadaan, seperti penerbitan pesanan pembelian dan penerimaan barang.

Perbedaan antara Pengadaan dan Pembelian

Sementara pengadaan adalah suatu proses yang lebih luas yang melibatkan pengambilan keputusan strategis, pembelian lebih fokus pada pelaksanaan keputusan tersebut. Pengadaan mempertimbangkan tujuan jangka panjang, hubungan dengan pemasok, dan manajemen risiko, sedangkan pembelian berkonsentrasi pada pengadaan barang dan jasa secara langsung.

Perbedaan antara procurement dan purchasing terletak pada cakupan, fokus, dan tingkat strategis dari kedua konsep tersebut. Berikut adalah penjelasan lebih rinci:

1. Definisi

• Pengadaan (Procurement): Pengadaan mencakup seluruh proses perolehan barang, jasa, atau pekerjaan dari awal hingga akhir. Ini melibatkan tahap perencanaan strategis, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, dan manajemen risiko.
• Pembelian (Purchasing): Pembelian adalah bagian dari pengadaan dan lebih terfokus pada aspek transaksional dari proses. Ini mencakup kegiatan konkret pembelian, seperti penerbitan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran.

2. Fokus

• Pengadaan (Procurement): Lebih berfokus pada pengambilan keputusan strategis. Ini melibatkan pemilihan pemasok, pengembangan hubungan jangka panjang, manajemen risiko, dan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
• Pembelian (Purchasing): Berfokus pada pelaksanaan keputusan pengadaan yang telah diambil. Aktivitas pembelian lebih bersifat operasional, melibatkan pemenuhan kebutuhan sehari-hari perusahaan.

3. Tingkat Strategis

• Pengadaan (Procurement): Proses pengadaan lebih bersifat strategis. Ini melibatkan perencanaan jangka panjang, penilaian risiko, dan pengambilan keputusan yang dapat memengaruhi arah dan kinerja perusahaan.
• Pembelian (Purchasing): Lebih bersifat taktis. Pembelian berfokus pada implementasi keputusan strategis yang telah dibuat dalam proses pengadaan.

4. Lingkup Aktivitas

• Pengadaan (Procurement): Melibatkan aktivitas strategis seperti identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, dan manajemen risiko. Proses ini mencakup siklus hidup lengkap dari perolehan barang atau jasa.
• Pembelian (Purchasing): Terkait dengan kegiatan transaksional langsung, seperti penerbitan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran faktur.

5. Hubungan dengan Pemasok

• Pengadaan (Procurement): Membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok, mengevaluasi kinerja mereka, dan menciptakan kemitraan strategis untuk mencapai tujuan bersama.
• Pembelian (Purchasing): Lebih berfokus pada hubungan operasional sehari-hari dengan pemasok, memastikan pengiriman tepat waktu dan kualitas barang atau jasa.

Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat mengelola kedua konsep ini secara efisien, menggabungkan pengadaan dan pembelian sesuai dengan strategi dan tujuan bisnis mereka.

Alur Proses Procurement atau Pengadaan

Proses pengadaan melibatkan beberapa langkah, mulai dari perencanaan strategis hingga manajemen kontrak. Ini mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi, dan pengelolaan kontrak untuk memastikan efisiensi dan kepatuhan.

Latar Belakang Akademis seorang Staff Procurement

Latar belakang pendidikan staff procurement dapat bervariasi tergantung pada industri dan kompleksitas pekerjaan. Beberapa jurusan yang relevan dan umumnya dicari untuk posisi staff procurement melibatkan aspek manajemen, ekonomi, dan supply chain. Berikut adalah beberapa jurusan yang seringkali dianggap sesuai:

1. Manajemen Bisnis atau Administrasi Bisnis. Gelar dalam manajemen bisnis memberikan pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip manajemen dan strategi bisnis. Ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategis dalam proses pengadaan.

2. Ekonomi. Gelar ekonomi dapat memberikan wawasan tentang faktor-faktor ekonomi yang dapat memengaruhi keputusan pengadaan, termasuk analisis biaya dan manfaat serta perubahan pasar.

3. Supply Chain Management atau Logistik. Jurusan ini secara langsung terkait dengan rantai pasok dan pengelolaan logistik, yang merupakan bagian integral dari proses pengadaan. Pemahaman tentang pergerakan barang, distribusi, dan manajemen inventaris sangat penting.

4. Manajemen Operasi. Gelar dalam manajemen operasi dapat memberikan pemahaman tentang cara efisien mengelola proses operasional, yang merupakan faktor kunci dalam pengadaan dan produksi.

5. Keuangan. Pengetahuan keuangan membantu staff procurement dalam menganalisis kesehatan keuangan pemasok, menilai risiko keuangan, dan melakukan negosiasi yang lebih efektif.

6. Hukum Bisnis atau Hukum Kontrak. Pemahaman tentang aspek hukum dalam kontrak pengadaan sangat penting untuk memastikan kesesuaian dan perlindungan perusahaan dalam transaksi bisnis.

7. Teknik Industri atau Teknik Manufaktur. Dalam beberapa industri, seperti manufaktur, pemahaman teknis tentang produk atau layanan yang dibeli dapat menjadi aset berharga.

8. Administrasi Publik atau Kebijakan Publik. Bagi mereka yang bekerja di sektor publik atau organisasi nirlaba, latar belakang dalam administrasi publik atau kebijakan publik dapat memberikan wawasan tentang regulasi dan prosedur pengadaan yang berlaku.

Peran dan Tanggung Jawab Staf Pengadaan

1. Identifikasi Kebutuhan. Berkolaborasi dengan berbagai departemen dalam perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan.

2. Analisis Pasar dan Pemasok. Melakukan penelitian dan analisis pasar untuk mengidentifikasi pemasok potensial, mengevaluasi kinerja pemasok saat ini, dan memahami tren pasar.

3. Pemilihan Pemasok. Bertanggung jawab untuk memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dengan mempertimbangkan kriteria seperti harga, kualitas, keandalan, dan kepatuhan terhadap standar etika.

4. Negosiasi Kontrak. Menyusun dan menegosiasikan kontrak dengan pemasok untuk memastikan syarat dan kondisi yang menguntungkan perusahaan, termasuk harga, jangka waktu, dan persyaratan lainnya.

5. Manajemen Risiko. Menilai dan mengelola risiko yang terkait dengan proses pengadaan, termasuk risiko terhadap pasokan, fluktuasi harga, dan masalah kualitas.

6. Pemantauan Kinerja Pemasok. Melakukan pemantauan terhadap kinerja pemasok, termasuk evaluasi terhadap pengiriman tepat waktu, kualitas produk atau layanan, dan memastikan pemasok memenuhi standar yang ditetapkan.

7. Pengelolaan Inventaris. Mengelola inventaris barang dan jasa yang diperoleh untuk memastikan ketersediaan yang memadai sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

8. Pembaruan dan Perbaikan Proses. Terlibat dalam pembaruan dan perbaikan terus-menerus dalam proses pengadaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

9. Pematuhan Regulasi. Memastikan bahwa semua kegiatan pengadaan mematuhi peraturan dan kebijakan perusahaan serta peraturan hukum yang berlaku.

10. Penggunaan E-Procurement. Mengelola dan menggunakan platform E-procurement jika perusahaan menerapkan teknologi digital untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

11. Hubungan Pemasok. Membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok untuk menciptakan kemitraan yang berkelanjutan.

12. Pelaporan dan Analisis. Menyusun laporan pengadaan secara berkala dan melakukan analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

13. Keberlanjutan. Mempertimbangkan faktor keberlanjutan dalam proses pengadaan, termasuk pemilihan pemasok yang ramah lingkungan.

Peran staff procurement sangat penting dalam mendukung operasional perusahaan dan mencapai tujuan strategis. Kemampuan untuk berkolaborasi, bernegosiasi, dan memahami dengan baik pasar dan kebutuhan perusahaan adalah keterampilan kunci dalam peran ini.

Gaji Rata-rata Staf Pengadaan di Indonesia

Gaji staf pengadaan di Indonesia bervariasi tergantung pada pengalaman, tingkat pendidikan, dan industri tempat mereka bekerja. Rata-rata, gaji ini dapat berada dalam kisaran tertentu, namun angka pasti dapat berbeda-beda. Gaji seorang procurement staff di Indonesia berkisar antara Rp4 juta hingga Rp20 juta per bulan. Gaji ini tergantung dari pengalaman, kemampuan negosiasi, kompleksitas tugas, dan ukuran perusahaan. 

Berikut adalah kisaran gaji procurement staff di Indonesia: 

• Pengalaman awal (0-3 tahun): Rp4 juta hingga Rp10 juta per bulan
• Pengalaman menengah (4-7 tahun): Rp10 juta hingga Rp20 juta per bulan
• Senior Level: Rp12 juta hingga Rp20 juta per bulan atau lebih
• Rata-rata: Rp5.083.282 per bulan

Gaji procurement staff di Jakarta rata-rata adalah Rp5.863.744 per bulan.

E-procurement

E-procurement, atau procurement elektronik, adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara elektronik atau melalui platform digital. Metode ini mencakup seluruh siklus pengadaan, mulai dari pengajuan permintaan hingga pembayaran, dan dapat melibatkan berbagai pihak seperti pemasok, pembeli, dan entitas lainnya yang terlibat dalam proses tersebut. Tujuan dari e-procurement adalah meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam pengadaan, sambil mengurangi biaya dan waktu.

6 komponen utama dari metode e-procurement

1. Pengajuan Permintaan (Requisition): Proses dimulai dengan pengajuan permintaan barang atau jasa. Pengguna yang memerlukan suatu produk atau layanan mengajukan permintaan secara elektronik.
2. Pemilihan Pemasok (Supplier Selection): E-procurement memungkinkan proses pemilihan pemasok secara elektronik. Pemilihan pemasok dapat didasarkan pada kriteria tertentu dan dapat melibatkan proses lelang online atau negosiasi elektronik.
3. Penawaran (Bidding): E-procurement sering melibatkan proses lelang elektronik di mana pemasok dapat mengajukan penawaran secara online. Ini meningkatkan transparansi dan memungkinkan pemasok dari berbagai lokasi untuk bersaing secara adil.
4. Pemesanan (Ordering): Setelah pemilihan pemasok, pesanan dapat dibuat secara elektronik. Ini mencakup pembuatan dan pengiriman pesanan pembelian ke pemasok yang dipilih.
5. Penerimaan dan Pembayaran (Receipt and Payment): Proses penerimaan barang atau jasa dapat dicatat secara elektronik, dan pembayaran juga dapat dilakukan secara online. Ini membantu dalam pelacakan dan manajemen keuangan yang lebih efisien.
6. Manajemen Kontrak (Contract Management): E-procurement memungkinkan manajemen kontrak secara elektronik, termasuk pembaharuan kontrak dan pemantauan kinerja pemasok.

4 Keuntungan dari penggunaan e-procurement

1. Efisiensi: Proses yang lebih cepat dan otomatis dapat menghemat waktu dan sumber daya.
2. Transparansi: Informasi yang lebih mudah diakses dan dipahami oleh semua pihak terlibat.
3. Akurasi dan Kepatuhan: Minimalkan risiko kesalahan manusia dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi.
4. Pemantauan dan Pelaporan: Kemampuan untuk melacak dan melaporkan data dengan lebih baik.

Integrasi Procurement dengan ERP

E-procurement dapat diintegrasikan dan di-handle oleh sistem ERP (Enterprise Resource Planning). ERP adalah platform perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam suatu organisasi, termasuk keuangan, manufaktur, rantai pasokan, sumber daya manusia, dan lainnya. Integrasi e-procurement dengan sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengelola seluruh siklus hidup pengadaan secara terpusat dan efisien.

Berikut adalah beberapa manfaat integrasi e-procurement dengan sistem ERP:

1. Sinkronisasi Data: Integrasi memastikan bahwa data pengadaan yang dibuat melalui e-procurement secara otomatis disinkronkan dengan modul terkait di sistem ERP. Ini mengurangi risiko kesalahan dan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual.
2. Manajemen Rantai Pasokan yang Terintegrasi: Integrasi e-procurement dengan modul rantai pasokan di ERP memungkinkan pemantauan dan manajemen yang lebih baik terhadap seluruh rantai pasokan, dari pengajuan permintaan hingga pembayaran.
3. Pelacakan dan Analisis yang Lebih Baik: Data pengadaan yang terintegrasi memungkinkan organisasi untuk melakukan analisis dan pemantauan yang lebih baik terhadap kinerja pengadaan. Ini dapat membantu dalam identifikasi area yang memerlukan perbaikan atau optimasi.
4. Manajemen Keuangan yang Terintegrasi: Pembelian yang terjadi melalui e-procurement akan terintegrasi dengan modul keuangan di ERP, mempermudah proses pembayaran dan pemantauan anggaran.
5. Automatisasi Proses Bisnis: Integrasi dapat mencakup otomatisasi proses bisnis seperti pembuatan pesanan pembelian, pembuatan faktur, dan penerimaan barang. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi keterlambatan.

Penting untuk memilih solusi e-procurement yang dapat diintegrasikan dengan sistem ERP yang digunakan oleh organisasi Anda. Integrasi yang baik antara e-procurement dan ERP dapat memberikan manfaat besar dalam meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan visibilitas, dan memastikan konsistensi data di seluruh organisasi.

Dapatkan berita terbaru, tips, dan penawaran khusus yang akan membantu Anda memaksimalkan potensi bisnis Anda dengan ERP BION. Segera kunjungi dan ikuti akun LinkedIn dan sosial media kami untuk tetap terhubung dengan perkembangan terbaru dalam dunia ERP.